Cenas de empresa en Navidad: cómo gestionar las reservas de grupo sin perder dinero ni mesas

Empieza ya: diciembre se reserva en octubre y noviembre

Las empresas buscan sitio para la cena de Navidad mucho antes de lo que parece. Los viernes de diciembre, sobre todo el 11 y el 18 este año, son los primeros que se llenan. Si esperas a que te llamen, te quedarás con los martes y con grupos que pidieron presupuesto en otros tres sitios.

Antes de coger la primera reserva, decide qué días aceptas grupos, cuántos como máximo por servicio y a partir de cuántas personas exiges menú cerrado. Con eso claro, cada llamada se contesta en dos minutos.

Menús de grupo: pocos, cerrados y con precio por persona

Una mesa de 25 pidiendo a la carta un viernes a las 21:30 hunde la cocina y también al resto del comedor. Por eso casi todos los restaurantes piden menú cerrado a partir de cierto número, por ejemplo 10 o 12 personas.

• Ofrece dos o tres menús con precios distintos, no más. Cuantas más opciones, más correos de ida y vuelta.
• Deja claro qué incluye cada uno: entrantes a compartir, principal a elegir entre dos, postre, bebida, café y si hay cava o copa.
• Si el principal es a elegir, pide la elección de cada comensal con antelación. Improvisarlo en la mesa es una pérdida de tiempo en pleno servicio.
• Pregunta por alergias e intolerancias en el mismo momento en que pides el número de personas, no el día de la cena.
• Pon por escrito qué pasa con la bebida fuera de menú y las copas de después: van aparte, a cuenta de la empresa o cada uno las suyas.

Manda el menú en un PDF o un correo sencillo con fecha de validez. Así no te encuentras en diciembre con alguien que reclama el precio del año pasado.

Fecha límite para confirmar el número de comensales

Este es el punto que más dinero cuesta si no se cierra. La empresa reserva para 30, luego son 26 y el día de la cena aparecen 22. Tú has comprado y preparado para 30, y has rechazado otras mesas para tener sitio.

Lo habitual es fijar dos fechas:

1. Una primera confirmación aproximada unas dos semanas antes, para hacer los pedidos grandes.
2. El número definitivo dos o tres días antes de la cena. Ese es el número que se cobra, aunque luego vengan menos.

Lo importante es que se diga al reservar y quede por escrito. Algo así:

Para cerrar la reserva necesitamos el número definitivo de comensales y la elección de principales antes del martes 16 de diciembre a las 18:00. A partir de ese momento se facturará por el número confirmado, aunque asistan menos personas. Si sois más, intentaremos acomodaros según disponibilidad.

Señal o depósito: práctica habitual con grupos

Muchos restaurantes piden una señal para reservas de grupo en diciembre, normalmente un importe por persona o un porcentaje del total, que se descuenta de la cuenta final. Es la forma más directa de que la reserva vaya en serio y de no quedarte con la sala vacía si la empresa cambia de sitio a última hora.

Algunas cosas a tener en cuenta:

• Explica antes de cobrar en qué casos se devuelve y en cuáles no, y hasta qué fecha. Hazlo por escrito y con un lenguaje claro.
• Emite el justificante o la factura de la señal. A la empresa le hará falta para su contabilidad.
• Las condiciones de cancelación y devolución pueden tener implicaciones de consumo. Si tienes dudas, consúltalo con tu gestoría o asesor.

Si usas Guardamesa, ten en cuenta que el programa no cobra señales ni guarda tarjetas. La señal la gestionas tú por fuera, normalmente con una transferencia o un pago en el local. Para el resto de reservas del mes, el recordatorio por correo del día antes ayuda a reducir los no-shows sin tener que cobrar nada.

Una cuenta o cuentas separadas

Pregúntalo al reservar, no al final de la noche con 30 personas de pie delante de la barra.

Opción	Ventajas	Qué pactar antes
Una cuenta a nombre de la empresa	Rápida de cobrar, una sola factura	Datos fiscales, qué entra en la cuenta y qué no (copas, extras)
Menú a cargo de la empresa y extras aparte	Habitual y razonable	Que los extras se paguen en barra o se apunten por persona
Cada comensal paga su parte	La empresa no adelanta nada	Precio cerrado por persona y cobro en la mesa o a la entrada; avisa de que lleva tiempo

Si es cuenta separada, cobrar el menú por persona a la llegada o con datáfono en la mesa durante el postre evita el atasco final. Si es factura a empresa, pide los datos fiscales cuando confirman el número, no la misma noche.

Turnos y horarios en diciembre

Un grupo de 20 ocupa una zona entera durante tres horas largas. Si es viernes, eso puede ser la mitad de tu cena. Antes de aceptar, piensa en cómo encaja con el resto del servicio.

Comidas de empresa al mediodía

Cada vez más empresas hacen comida en vez de cena. Para ti suele ser mejor: el mediodía de diciembre entre semana no siempre se llena, y la sala queda libre para la cena. Ofrécelo activamente, quizá con un menú algo más económico.

Hora de llegada y hora de salida

• Fija una hora de llegada y avisa de que el menú empieza a servirse a esa hora aunque falte gente.
• Si tienes doble turno de cena, deja claro desde el principio a qué hora hay que dejar la mesa. Un grupo que se alarga en la sobremesa hasta la 1:00 te bloquea el segundo turno.
• Escalona los grupos: no pongas dos de 25 entrando a las 21:00. Uno a las 20:30 y otro a las 21:30 le dan aire a la cocina.

Reserva el sitio, también en tu agenda

Cuando cierres un grupo, bloquea esas mesas en tu sistema de reservas en el momento, no cuando llegue el número definitivo. En Guardamesa puedes apuntar la reserva del grupo en el mismo panel y, con el plano de sala, ver qué mesas quedan para las reservas online de esa noche. Así la página de reservas solo ofrece las horas en que de verdad queda sitio y no vendes la terraza cerrada dos veces.

Lista rápida antes de confirmar un grupo

• Fecha, hora de llegada y hora de salida.
• Número aproximado y fecha límite del definitivo.
• Menú elegido y fecha para las elecciones individuales.
• Alergias e intolerancias.
• Señal: importe, forma de pago y condiciones de devolución.
• Una cuenta o varias, y datos fiscales si es factura.
• Persona de contacto con teléfono y correo.

Mándalo todo en un mismo correo y pide que te respondan conforme. Ese correo es lo que vas a enseñar si en diciembre hay un malentendido. Y si todavía llevas el resto de reservas en papel, en cómo organizar las reservas de un restaurante tienes ideas para que diciembre no te pille con tres libretas.

Preguntas frecuentes