Sopars d'empresa per Nadal: com gestionar les reserves de grup sense perdre diners ni taules

Comença ara: el desembre es reserva a l'octubre i al novembre

Les empreses busquen lloc per al sopar de Nadal molt abans del que sembla. Els divendres de desembre, sobretot l'11 i el 18 aquest any, són els primers que s'omplen. Si esperes que et truquin, et quedaran els dimarts i els grups que han demanat pressupost a tres llocs més.

Abans d'agafar la primera reserva, decideix quins dies acceptes grups, quants com a màxim per servei i a partir de quantes persones demanes menú tancat. Amb això clar, cada trucada es resol en dos minuts.

Menús de grup: pocs, tancats i amb preu per persona

Una taula de 25 demanant a la carta un divendres a les 21:30 enfonsa la cuina i, de passada, la resta del menjador. Per això gairebé tots els restaurants demanen menú tancat a partir d'un cert nombre, per exemple 10 o 12 persones.

• Ofereix dos o tres menús amb preus diferents, no més. Com més opcions, més correus d'anada i tornada.
• Deixa clar què inclou cadascun: entrants per compartir, segon a escollir entre dos, postres, beguda, cafè i si hi ha cava o copa.
• Si el segon és a escollir, demana l'elecció de cada comensal amb antelació. Fer-ho a taula en ple servei és perdre el temps.
• Pregunta per al·lèrgies i intoleràncies en el mateix moment que demanes el nombre de persones, no el dia del sopar.
• Posa per escrit què passa amb la beguda fora de menú i les copes de després: van a part, a compte de l'empresa o cadascú les seves.

Envia el menú en un PDF o un correu senzill amb data de validesa. Així no et trobaràs al desembre amb algú que reclama el preu de l'any passat.

Data límit per confirmar el nombre de comensals

Aquest és el punt que més diners costa si no es tanca bé. L'empresa reserva per a 30, després són 26 i el dia del sopar n'apareixen 22. Tu has comprat i preparat per a 30, i has dit que no a altres taules per tenir lloc.

El més habitual és fixar dues dates:

1. Una primera confirmació aproximada unes dues setmanes abans, per fer les comandes grans.
2. El nombre definitiu dos o tres dies abans del sopar. Aquest és el nombre que es cobra, encara que després en vinguin menys.

El que importa és dir-ho en el moment de reservar i que quedi per escrit. Una cosa així:

Per tancar la reserva necessitem el nombre definitiu de comensals i l'elecció de segons abans del dimarts 16 de desembre a les 18:00. A partir d'aquell moment es facturarà pel nombre confirmat, encara que hi assisteixin menys persones. Si sou més, intentarem fer-vos lloc segons disponibilitat.

Paga i senyal: pràctica habitual amb els grups

Molts restaurants demanen una paga i senyal per a les reserves de grup del desembre, normalment un import per persona o un percentatge del total, que es descompta del compte final. És la manera més directa que la reserva vagi de debò i que no et quedi la sala buida si l'empresa canvia de lloc a última hora.

Algunes coses a tenir en compte:

• Explica abans de cobrar en quins casos es retorna i en quins no, i fins a quina data. Fes-ho per escrit i amb paraules clares.
• Fes el justificant o la factura de la paga i senyal. L'empresa el necessitarà per a la comptabilitat.
• Les condicions de cancel·lació i devolució poden tenir implicacions de consum. Si tens dubtes, consulta-ho amb la gestoria o l'assessor.

Si fas servir Guardamesa, tingues en compte que el programa no cobra senyals ni guarda targetes. La paga i senyal la gestiones tu per fora, normalment amb una transferència o un pagament al local. Per a la resta de reserves del mes, el recordatori per correu del dia abans ajuda a reduir els no-shows sense haver de cobrar res.

Un sol compte o comptes separats

Pregunta-ho quan reservin, no al final de la nit amb 30 persones dretes davant la barra.

Opció	Avantatges	Què cal pactar abans
Un compte a nom de l'empresa	Ràpid de cobrar, una sola factura	Dades fiscals, què hi entra i què no (copes, extres)
Menú a càrrec de l'empresa i extres a part	Habitual i raonable	Que els extres es paguin a la barra o s'apuntin per persona
Cada comensal paga la seva part	L'empresa no avança res	Preu tancat per persona i cobrament a taula o a l'entrada; avisa que porta temps

Si són comptes separats, cobrar el menú per persona en arribar o amb el datàfon a taula durant les postres evita el col·lapse final. Si és factura a l'empresa, demana les dades fiscals quan confirmin el nombre, no la mateixa nit.

Torns i horaris al desembre

Un grup de 20 ocupa una zona sencera durant tres hores llargues. Si és divendres, pot ser la meitat del teu sopar. Abans d'acceptar, pensa com encaixa amb la resta del servei.

Dinars d'empresa al migdia

Cada cop més empreses fan dinar en lloc de sopar. Per a tu sol ser millor: el migdia de desembre entre setmana no sempre s'omple, i la sala queda lliure per al vespre. Ofereix-ho tu, potser amb un menú una mica més econòmic.

Hora d'arribada i hora de sortida

• Fixa una hora d'arribada i avisa que el menú es comença a servir a aquella hora encara que falti gent.
• Si tens doble torn de sopar, deixa clar des del principi a quina hora s'ha de deixar la taula. Un grup que allarga la sobretaula fins a la 1:00 et bloqueja el segon torn.
• Esglaona els grups: no posis dos grups de 25 entrant a les 21:00. Un a les 20:30 i un altre a les 21:30 donen aire a la cuina.

Reserva el lloc també a la teva agenda

Quan tanquis un grup, bloqueja aquelles taules al teu sistema de reserves en aquell moment, no quan arribi el nombre definitiu. A Guardamesa pots apuntar la reserva del grup al mateix tauler i, amb el plànol de sala, veure quines taules queden per a les reserves en línia d'aquella nit. Així la pàgina de reserves només ofereix les hores en què de debò hi ha lloc i no vens la terrassa tancada dues vegades.

Llista ràpida abans de confirmar un grup

• Data, hora d'arribada i hora de sortida.
• Nombre aproximat i data límit del definitiu.
• Menú escollit i data per a les eleccions individuals.
• Al·lèrgies i intoleràncies.
• Paga i senyal: import, forma de pagament i condicions de devolució.
• Un compte o diversos, i dades fiscals si cal factura.
• Persona de contacte amb telèfon i correu.

Envia-ho tot en un mateix correu i demana que et responguin donant-hi la conformitat. Aquest correu és el que ensenyaràs si al desembre hi ha un malentès. I si la resta de reserves encara les portes en paper, a com organitzar les reserves d'un restaurant tens idees perquè el desembre no t'enxampi amb tres llibretes.

Preguntes freqüents